Total Cost of Ownership (TCO), ou custo total de propriedade, é um indicador de análise financeira que estima todos os custos associados a um ativo ao longo de sua vida útil.
Particularmente útil para lideranças de TI para estimar o custo total de licenças, infraestrutura, desenvolvimento e suporte, o TCO inclui o custo inicial de compra de uma determinada solução de TI, assim como os custos de operação, manutenção e descarte.
Trata-se de uma ferramenta importante para a tomada de decisão, inclusive em áreas técnicas, pois pode ajudar as empresas a comparar diferentes opções de investimento e escolher a com melhor relação entre custo e benefício.
Ao considerar apenas o custo inicial de um produto ou serviço, muitas empresas correm o risco de subestimar todos os custos totais envolvidos, o que deve ser considerado especialmente em setores em que a longevidade e a eficiência dos ativos desempenham um papel significativo.
Entenda mais detalhes sobre a aplicação e o cálculo do TCO a seguir!
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Quando utilizar o TCO?
O TCO pode ser usado para comparar diferentes opções de investimento, como a contratação de um serviço terceirizado, a implementação de uma nova estratégia ou tecnologia, ou a compra de um novo equipamento.
O TCO também ajuda lideranças a identificar oportunidades de redução de custos, como a adoção de práticas de manutenção preventiva ou a mudança para um produto mais eficiente. Além disso, é um dos indicadores críticos para mensurar o desempenho de ativos, monitorando os custos associados a eles.
Quais são os componentes do TCO?
Em linhas gerais, o Total Cost of Ownership (TCO) é composto pelos seguintes componentes:
- Custo inicial e de infraestrutura: O custo inicial é o custo de compra ou implementação do ativo.
- Custos de operação: Os custos de operação são os custos associados ao uso do ativo. Eles incluem custos de mão-de-obra e lideranças, por exemplo.
- Custos de manutenção: Os custos de manutenção são os custos associados à manutenção do ativo para garantir seu funcionamento adequado. Eles podem incluir custos adicionais de serviços, suporte, custos associados a erros e falhas, e também licenças adicionais.
- Custos de descarte: Os custos de descarte são os custos associados ao descarte do ativo no final de sua vida útil.
Mais adiante, vamos explorar as nuances específicas do TCO para áreas de TI e automação.
Como calcular o TCO?
Calcular o Total Cost of Ownership pode ser desafiador, pois envolve a consideração de todos os fatores acima. Aqui estão alguns passos gerais que podem ajudar:
- Identificação dos custos diretos e indiretos: liste todos os custos associados ao ativo, desde aquisição até a disposição.
- Avaliação do ciclo de vida: considere o tempo de vida útil da área ou ativo e distribua os custos ao longo desse período.
- Estimativa de custos futuros: antecipe custos de manutenção, atualizações e possíveis custos indiretos.
- Avaliação de riscos: considere fatores externos que possam afetar os custos, como mudanças regulatórias ou avanços tecnológicos.
Mas, se você deseja fazer um cálculo simples envolvendo apenas os aspectos financeiros, pode utilizar a seguinte fórmula:
TCO = Custo inicial + Custos de operação + Custos de manutenção + Custos de descarte
Por exemplo, se um ativo custa US$ 10.000 para comprar, tem custos de operação anuais de US$ 2.000, custos de manutenção anuais de US$ 1.000 e custos de descarte de US$ 1.000, seu TCO é de:
TCO = 10.000 + 2.000 + 1.000 + 1.000 = 14.000
Alguns desafios envolvendo o cálculo do TCO envolvem a dificuldade de estimar os custos de longo prazo, como os custos de descarte. Além disso, o cálculo requer dados precisos sobre os custos de operação e manutenção.
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TCO para automações em RPA
Uma vez que estamos falando da realidade de áreas técnicas e TI, vamos considerar um exemplo prático: o TCO de uma equipe de RPA ou Centro de Excelência em Automações CoE RPA.
Neste caso, você pode considerar os seguintes aspectos:
Custos de licenças
Estes custos representam cerca de 25-30% das despesas operacionais de automação, segundo a HFS Research. O desafio aqui é a variabilidade nos modelos de preços entre os fornecedores de RPA. Isso inclui os custos das licenças necessárias para que os usuários acessem a ferramenta de RPA e para a execução dos processos automatizados.
Os componentes específicos deste custo podem ser:
- Número de usuários de RPA (desenvolvedores e operadores)
- Número de automações não assistidas em produção
- Número de automações assistidas em produção
- Outros custos de licenciamento associados a serviços adicionais de ferramentas específicas de RPA.
Custos de infraestrutura
Embora representem uma parcela menor do TCO de RPA, estes custos são fundamentais para qualquer caso de negócio para migração de RPA. Inclui os elementos técnicos necessários para executar e gerenciar automação, como:
- Servidores de aplicação para desenvolvimento, teste de aceitação do usuário (UAT) e produção;
- Servidores de gateway de dados para análises e monitoramento da prática de automação;
- Elementos de armazenamento/base de dados como bancos de dados SQL ou servidores de arquivos;
- Máquinas virtuais necessárias para rodar a prática de automação;
- Custos de hospedagem, que variam dependendo do uso de configurações locais ou na nuvem;
- Taxas de serviço adicionais de consultorias, organizações de terceirização ou do próprio fornecedor de RPA.
Desenvolvimento e suporte
Estes são os maiores componentes do TCO de automação e incluem os recursos necessários para desenvolver, manter e dar suporte à prática de automação. Isso envolve:
- Funcionários em tempo integral necessários para projetar, desenvolver, executar e manter as automações
- Custos relacionados à complexidade da ferramenta de RPA utilizada, que podem influenciar diretamente esses custos.
Causas do aumento de TCO
O custo total de propriedade (TCO) em áreas como Automação de Processos Robóticos (RPA) está aumentando devido a várias razões, entre elas o aumento dos custos de licenças tradicionais de RPA e o crescimento das equipes de RPA.
Afinal, Pesquisas indicam que as organizações estão expandindo suas equipes de automação. Segundo uma pesquisa da Blueprint, metade delas já estabeleceu Centros de Excelência em RPA, e 40% daquelas que ainda não têm, planejam fazê-lo em breve. Isso leva a um aumento nos custos operacionais e no TCO do RPA.
Além disso, empresas estão expandindo suas cadeias de ferramentas de RPA. As organizações relatam ter em média cinco ferramentas em suas cadeias de automação. Além da plataforma de RPA, utilizam-se ferramentas de orquestração, suítes de teste e ferramentas de descoberta de processos.
Em termos geográficos, os Estados Unidos são os maiores investidores em RPA, com gastos anuais médios de $600.000, segundo a mesma pesquisa. Empresas maiores, especialmente com mais de 5.000 funcionários, lideram os gastos em automação, com uma média anual próxima a $550.000.
Como reduzir o TCO?
Usando operações de automação e RPA como exemplo, reunimos algumas recomendações para áreas técnicas reduzirem o Total Cost of Ownership:
Migrar para plataformas mais econômicas
Muitas organizações estão migrando para plataformas com taxas de licenciamento reduzidas e maior flexibilidade para integração com frameworks diversos.
Eliminar desperdícios
Programas de automação maduros estão auditando suas carteiras de RPA e eliminando processos redundantes ou de baixo desempenho, reduzindo custos com licenças por robô, por exemplo.
Mensurar resultados
Mensurar os resultados da operação através de dashboards personalizados e ferramentas de inteligência também essencial para monitorar os custos da operação, FTE e outras métricas relevantes para stakeholders.
Quem é a responsável pelo TCO?
Quanto à responsabilidade pelo pagamento das contas em RPA, historicamente tem sido uma conexão próxima com os departamentos de TI, dadas as nuances técnicas da automação. Mesmo com plataformas de RPA low-code, o suporte e supervisão de TI ainda são essenciais.
Não é surpreendente que 34% dos entrevistados da pesquisa indiquem que os departamentos de TI são os principais interessados e patrocinadores do RPA, seguidos por Finanças e Contabilidade.
Apesar destes custos, é importante considerar os benefícios potenciais da automação com RPA, como:
- Redução de custos: a automação com RPA pode ajudar a reduzir os custos associados a tarefas manuais, como entrada de dados e processamento de pedidos.
- Melhoria da eficiência: uma ferramenta RPA é capaz de melhorar a eficiência dos processos, liberando funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas.
- Redução de erros: também é possível reduzir os erros humanos, que podem custar dinheiro às empresas, por meio da automação com RPA.
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