Medir o ROI em RPA (Automação Robótica de Processos) é fundamental para fornecer provas concretas e baseadas em dados para justificar o investimento em automações aos líderes empresariais. Também para planejar e ganhar apoio para investimentos futuros e escalar a iniciativa RPA de maneira mais eficaz.
De acordo com estimativas do Institute for RPA, soluções de RPA podem proporcionar uma economia imediata de 25% a 40% apenas em custos de mão de obra.
Além disso, estudos realizados pela McKinsey Digital indicam que a automação de processos de negócios com RPA pode gerar um ROI entre 30% e 200% já no primeiro ano.
Para alcançar esses resultados, porém, o ROI deve ser o foco durante as fases de planejamento, implementação e governança do projeto. O ROI em RPA é um conceito complexo e difícil de quantificar com precisão.
Neste artigo, no entanto, vamos te ajudar a estimar a grandeza inicial do ROI, sem considerar variáveis como a taxa interna de retorno, variações nos custos mensais, flutuações cambiais e outras particularidades em processos. Confira!
Saiba mais: Orçamento RPA: como planejar sua estratégia?
Como calcular o ROI em projetos de RPA?
Os custos para considerar no cálculo do ROI incluem licenças anuais, infraestrutura, implementação, desenvolvimento e manutenção das automações. O modelo e a ocupação potencial das licenças também devem ser avaliados, distribuindo o custo por várias automações.
Para uma análise completa do ROI em iniciativas de RPA, é crucial avaliar não só os custos financeiros e benefícios potenciais, mas também considerar aspectos humanos e intangíveis, como a satisfação do time por se livrar de tarefas de baixo valor e mais tempo liberado para atividades estratégicas.
Custo de licenças
O custo do software RPA pode variar significativamente dependendo da plataforma escolhida e do modelo de licenciamento. As plataformas low-code, por exemplo, geralmente operam com licenças enterprise, cobradas por bot e por máquina.
Já as plataformas de RPA open source ou high-code, como as baseadas em Python RPA, oferecem uma estrutura de custos que se ajusta conforme a escala de uso, podendo resultar em economias de até 80%.
Importante ressaltar também as diferenças quanto à dependência tecnológica. Ferramentas low-code frequentemente apresentam alto lock-in devido às suas tecnologias proprietárias, exigindo manutenção da licença para funcionamento dos bots.
Em contrapartida, as plataformas high-code oferecem maior flexibilidade e independência, sem lock-in e com a liberdade de rodar e usar os robôs conforme necessário.
Estrutura do time
A estrutura interna e a equipe de TI também influenciam significativamente no ROI. Para empresas que estão começando a trabalhar com RPA, a contratação de serviços especializados de implementação de RPA, como RPA as a service pode ser uma forma de economizar custos iniciais, desenhando processos e sistemas RPA escaláveis.
Já para empresas com equipes técnicas e desenvolvedores RPA, uma abordagem mais eficaz para aumentar o ROI pode ser a redução dos custos de licenças, utilizando a equipe técnica para criação e orquestração de sistemas escaláveis em código.
Exemplo de cálculo de ROI em RPA
Vamos a um exemplo fictício. Considerando plataformas low-code populares, suponha um pacote inicial de licenças custando aproximadamente R$80.000,00 anuais, dividido entre 6 automações. Isso resultaria em um custo mensal associado a licenças de R$1.111,00 por robô.
É claro, este custo pode ser consideravelmente menor com plataformas high-code, mas aqui estamos considerando as low-code, mais populares até então.
Custo mensal por processo automatizado
Com a visão acima em mente, a fórmula simplificada, com os valores mensais, seria:
Custo mensal/ robô = Custo licença/robô + custo de desenvolvimento + custo de sustentação.
Vamos supor que uma empresa tenha um robô de complexidade média com custo de desenvolvimento pontual de R$38.000,00 (3.166/mês) e custo de sustentação de R$900,00 por mês. Isso implicaria em um custo aproximado de cerca de R$5.170,00 mensais para esse robô específico.
Calculando o FTE (full time equivalent)
Considerando um FTE (full time equivalent) de um funcionários que trabalham 2080 horas anuais, se um processo manual consome 7.000 horas por ano, isso equivaleria a aproximadamente 3,3 FTEs em horas trabalhadas.
No entanto, precisamos saber também o FTE em horas economizadas. Vamos supor que uma automação consiga trabalhar neste processo 10.000 mil horas por ano, isto equivale a uma economia de 1,4 FTE.
Então, a economia potencial ou custo evitado mensal com a automação pode ser simplificada com esta fórmula:
Economia mensal = FTE de horas economizadas x salário bruto.
Neste exemplo fictício, vamos supor que o salário de um analista pleno é de R$4.350,00 mensais, com encargos. Assim, temos:
- Economia mensal = 1,4 X 4.350
- Economia mensal = 6.090,00
Retorno sobre o investimento
Usando a fórmula clássica de ROI (Receita – Custo mensal por bot) / Custo mensal por bot), considerando como receita a economia em potencial, teríamos no primeiro ano:
- ROI = ([12 meses x receita potencial] – [12 meses x custo mensal do robô]/ [12 meses x custo mensal do robô]
- ROI = 73.080 – 62.040 / 62.040
- ROI = 17%
No entanto, se olharmos entre o segundo e terceiro ano, com o custo mensal reduzido, sem considerar o desenvolvimento, retornado no primeiro ano, o ROI já é bem mais significativo. Vamos ao que seria o retorno nos 24 meses seguintes:
- ROI = (146.160 – 48.097) / 48.097
- ROI = 200%
É claro, há muitas outras métricas importantes para mensurar além do ROI, e o ideal é automatizar inclusive essa inteligência de insights para melhorar sua operação.
A seguir vamos explorar mais sobre a importância dos relatórios gerenciais para monitorar o ROI.
Passo a passo para calcular o ROI em iniciativas de RPA
O monitoramento do ROI reflete o nível de maturidade da sua organização em RPA, e deve ser feito levando em conta diferentes momentos da sua jornada de automação.
Pré-implementação: estabelecendo a base
Antes de qualquer implementação, determine um marco inicial que reflita o estado corrente dos processos antes da automação. Este ponto inicial é crucial para comparações futuras do ROI.
Nessa fase, é importante envolver não somente a área técnica, mas também as áreas de negócio para identificar os processos mais críticos. Neste momento, você provavelmente estará avaliando KPIs da realidade operacional, antes de métricas de automação, como:
- Custos com pessoal;
- Tempo médio para a conclusão de um processo (lead time);
- Satisfação do cliente;
- Nível de satisfação dos colaboradores nos processos a serem automatizados.
Saiba mais: Process mining: vantagens, modelos e ferramentas
Implementação: construindo um histórico
Durante e após a implementação, é essencial avaliar e quantificar os ganhos para construir uma base de conhecimento e estabelecer benchmarks internos. Além de monitorar as métricas já mencionadas, é importante considerar:
- Horas economizadas e direcionadas a outras tarefas;
- Taxa de downtimes pré e pós implementação;
- Taxa de erros pré e pós-implementação;
- O custo total da solução RPA, incluindo licenças e assinaturas;
- Custos adicionais de infraestrutura necessária para suportar a solução RPA;
- Custo de desenvolvimento, incluindo análise, redesenho e deploy;
- Custos contínuos de manutenção;
Criação de dashboards de orquestração
Para apresentar esses ganhos às lideranças e áreas envolvidas, é interessante criar relatórios de orquestração avançados, principalmente em operações em larga escala, para ajudar na governança e assertividade na mensuração do ROI.
Ferramentas modernas de RPA, como a BotCity, disponibilizam dashboards customizáveis para medir o ROI das operações do CoE RPA, o número de automações em produção, horas economizadas, economia total de custos e mais, transformando dados complexos em insights práticos.
Tenha um backlog de automação baseado em dados
Classifique e priorize tipos de automação conforme o potencial de retorno. Contemplar automações de baixa, média e alta complexidade, bem como seu potencial de retorno, é fundamental para direcionar esforços e investimentos.
Em linhas gerais, as tarefas ideais para automação inicial em uma empresa incluem:
- Tarefas baseadas em regras com poucas exceções;
- Tarefas intensivas que exigem mais de uma hora para serem concluídas;
- Tarefas com dados estruturados, envolvendo entradas e saídas de dados claramente definidos.
Automatizando a mensuração de ROI com inteligência centralizada
A BotCity se destaca com seu orquestrador para RPA em código, o BotCity Maestro. Vamos além do deploy, agendamentos e log de tarefas. Nossa plataforma conta com o BotCity Insights, dashboard gerencial com informações fundamentais para informar stakeholders, fornecer insights críticos e orquestrar operações em larga escala de forma eficaz.
Nossa ferramenta tem ajudado empresas como a Andrade Gutierrez a economizar até 100 mil horas em trabalho humano com RPA. Os bots construídos com nossa ferramenta são de 3 a 15 vezes mais rápidos em relação a ferramentas low-code, graças à ausência de interpretador intermediário.
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