Criar um caso de negócios robusto para RPA (Automação de Processos Robóticos) é um passo inicial essencial para assegurar mais recursos para sua iniciativa de RPA, assim como qualquer investimento tecnológico significativo.
Apesar da presença do RPA no mercado há algum tempo e de seu uso crescente para automação em nível empresarial, muitas vezes é negligenciado ou não recebe um orçamento suficiente.
Neste artigo, vamos nos aprofundar em um aspecto crucial da formulação de sua estratégia de RPA: estabelecer um orçamento eficaz de RPA.
Componentes chave do orçamento de RPA
O orçamento de RPA vai além do mero cálculo dos custos de software. Este excelente artigo de Olivia Pan Chong destaca que as despesas diretas associadas a um bot de RPA caem em três categorias principais: custos de mão de obra, despesas de software e encargos de infraestrutura. Um resumo de cada componente seria assim:
- Licenciamento de software: isso varia dependendo se você escolhe soluções baseadas na nuvem ou locais, cada uma com sua estrutura de custos única;
- Desenvolvimento e manutenção: custos para criação de bots, monitoramento e suporte contínuo para áreas de negócios;
- Requisitos de infraestrutura: críticos para implantações locais, abrangendo custos de servidores e hardware relacionado;
- Treinamento e gestão de mudanças: frequentemente negligenciados, estes são cruciais para garantir uma integração suave de RPA em fluxos de trabalho existentes.
Como estimar com precisão os custos de RPA?
Prever com precisão as despesas e retornos de RPA é crucial para apresentar um caso de negócios convincente à gestão e garantir o financiamento necessário.
Independentemente de o trabalho ser terceirizado ou gerenciado internamente, existem modelos operacionais diversos para o desenvolvimento e manutenção de bots de RPA, o que torna essencial avaliar as atividades departamentais e identificar processos potenciais para automatizar.
Esta avaliação em colaboração com áreas de negócios não apenas estabelece um orçamento de RPA apropriado, mas também destaca os benefícios potenciais da tecnologia, como economia de custos, melhorias de qualidade, redução de tempo e erros, melhor cumprimento de SLA e aumento da satisfação do cliente.
💡Saiba mais: CoE em RPA: por que ter e como estruturar um Centro de Excelência?
Medindo ROI e quantificando economias
Existem diferentes métodos e métricas usados para medir possíveis economias de recursos e desempenho potencial com RPA. Aqui estão minhas recomendações:
1. Comparando desempenho e custo de bot vs. humano
Comparar o desempenho de bots versus humanos é um aspecto chave na avaliação do retorno sobre o investimento do RPA. Esta comparação deve incluir as economias de custos do uso de bots contra os benefícios estratégicos de realocar funcionários humanos para tarefas de nível superior.
Por exemplo, o contraste entre o custo anual de um funcionário e o preço de um bot muitas vezes destaca economias financeiras significativas. No entanto, o objetivo não é substituir trabalhadores humanos, mas melhorar a produtividade geral, auxiliando-os com ferramentas digitais.
Para avaliar isso, sua equipe pode avaliar a redução esperada em Equivalente a Tempo Integral (ETI) pós-automação (horas programadas de um funcionário divididas pelas horas de uma semana de trabalho em tempo integral).
Lembre-se de considerar a fase de design, muitas vezes subestimada em termos de mão de obra e recursos, bem como o período intensivo de monitoramento após a implantação do bot. As atividades de manutenção também irão variar com base em vários fatores, incluindo a complexidade do processo e a qualidade do bot.
Além das economias de custo, considere as melhorias em precisão, conformidade e satisfação do cliente, enquanto planeja treinamento e melhoria contínua para maximizar a eficácia do RPA.
2. Construindo relatórios e painéis de controle avançados
Criar relatórios de orquestração sofisticados fornece insights críticos sobre operações em larga escala e ajuda as equipes de Centros de Excelência (CoE) a identificar e resolver rapidamente gargalos operacionais. Garanta que todas as automações, sejam elas criadas por interfaces intuitivas de arrastar e soltar ou por codificação mais complexa, estejam alinhadas com as políticas e melhores práticas da organização.
Ferramentas modernas de RPA, como a BotCity, oferecem painéis personalizáveis para medir o ROI das operações do CoE, o número de automações em produção, horas economizadas, economia total de custos e mais, transformando dados complexos em insights acionáveis.
Dessa forma, você pode usar dados históricos para prever tendências e planejar iniciativas futuras de RPA, alinhando-as com os objetivos de negócios.
3. Selecionando fornecedores e prevendo necessidades de licença
Selecionar plataformas de RPA apropriadas é crucial para projeções de custos precisas e implementação eficiente de RPA. Mesmo ao fazer parceria com o mesmo fornecedor, as implicações de custo podem variar significativamente com base em diferentes estruturas de implantação ou arquiteturas de processo variadas (como não assistida, assistida ou híbrida).
Entender o modelo de alocação de bot e o modelo de precificação do fornecedor é vital – seja um sistema de pagamento por bot ou uma opção para bots ilimitados.
Para muitas organizações, licenças subutilizadas de plataformas de low-code amplamente utilizadas levam a gastos desnecessários. Integrar essas plataformas com soluções de RPA baseadas em código permite que as empresas otimizem seu retorno sobre o investimento, melhorando a governança e a produtividade da equipe técnica.
Essa abordagem garante que cada licença, seja para low-code ou codificação tradicional, seja totalmente aproveitada.
Embora recursos amigáveis ao usuário, como interfaces de arrastar e soltar, sejam benéficos, um entendimento fundamental dos princípios de RPA e codificação permanece importante para garantir a autonomia da equipe e uma implementação rápida.
Além disso, plataformas de low-code normalmente envolvem licenças corporativas por bot ou máquina. No entanto, com RPA em Python, não há licenças comerciais necessárias para o desenvolvimento. A BotCity, por exemplo, oferece uma plataforma de orquestração baseada em modelo SaaS, que é paga conforme você escala, potencialmente oferecendo até 80% de economia.
4. Considerando a combinação de IA Generativa e RPA
Aplicações de IA Gerativa alimentadas por frameworks de RPA estão prontas para transformar a relação custo-benefício na automação inteligente. Portanto, ter controle detalhado sobre cada elemento dos processos de automação de RPA e IA é vital para ajustar os modelos de IA gerativa e garantir sua operação dentro de parâmetros específicos.
Utilizar um framework de RPA open-source oferece a versatilidade para criar algoritmos personalizados, adaptar os existentes ou incorporar perfeitamente bibliotecas sofisticadas de aprendizado de máquina e IA, como TensorFlow, PyTorch e vários modelos de GPT. Essa adaptabilidade é essencial para tarefas que requerem capacidades especializadas em IA gerativa.
Além disso, a flexibilidade do RPA em Python na implantação, seja em sistemas baseados na nuvem ou em servidores locais projetados para computação intensa, torna-o uma solução altamente adaptável para aplicações avançadas de IA, garantindo desempenho máximo.
Precisa otimizar seu orçamento de RPA para 2025?
O planejamento estratégico de um orçamento de RPA vai além do simples cálculo de números. Ele exige uma compreensão profunda tanto das necessidades atuais quanto das futuras exigências empresariais dos líderes de tecnologia.
Certifique-se de fazer parcerias com empresas de automação que não apenas compreendam sua área de negócios específica, mas que também ofereçam suporte abrangente.
Nesse aspecto, a BotCity se destaca com seu orquestrador para RPA em código. Vamos além do mero agendamentos e logging das automações. A plataforma desempenha um papel fundamental ao informar stakeholders, fornecer insights críticos e orquestrar operações em larga escala de forma eficaz.
Reconhecida pela G2 como a principal provedora de suporte global de RPA, oferecemos documentação extensa, acesso a um fórum global e canais dedicados no Slack para interação com os clientes.
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