Com a transformação digital, garantir o controle da infraestrutura tecnológica de uma organização tornou-se um desafio complexo para líderes de TI. Assim, tendências como a shadow IT ganham cada vez mais destaque no ambiente empresarial.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Cisco com diversas empresas de larga escala, em média 80% dos funcionários entrevistados afirmaram que utilizam softwares não autorizados para desempenhar tarefas profissionais. Além disso, o estudo ainda afirma que apenas 8% das empresas têm conhecimento da prática da shadow IT.
Neste contexto, vemos que é fundamental compreender, avaliar e abordar o conceito da shadow IT para garantir a conformidade com as políticas de TI e a segurança dos dados empresariais.
Então, se quer entender mais sobre o assunto, conferir exemplos da shadow IT, seus riscos e como resolver esse problema, é só seguir a leitura do artigo.
O que é shadow IT?
Shadow IT é a prática realizada por funcionários de uma empresa ao implementarem, usarem e gerenciarem tecnologias, como softwares, hardwares e serviços em nuvem sem a aprovação, conhecimento ou supervisão do departamento de TI.
Esse comportamento ocorre, muitas vezes, porque os funcionários assumem que as ferramentas corporativas disponíveis não suprem as suas necessidades. Além disso, também é comumente realizado porque os usuários não querem esperar pela aprovação do departamento de TI para utilizar o novo sistema, já que esse processo pode ser demorado.
Sendo assim, a shadow IT é uma prática que requer atenção, já que qualquer tipo de tecnologia não aprovada pelo time de TI de uma empresa pode resultar em vulnerabilidade de segurança e governança, colocando em risco dados e processos importantes da organização.
Também é importante ressaltar que a shadow IT não diz respeito a malwares ou quaisquer ativos maliciosos utilizados por hackers.
Exemplos de shadow IT
A prática de shadow IT pode se manifestar de diversas formas dentro de uma organização. A lista pode variar de acordo com o setor da empresa e as necessidades específicas dos funcionários, por exemplo. Separamos, abaixo, alguns exemplos de como a shadow IT pode se manifestar:
- Aplicativos de colaboração: equipes podem adotar ferramentas como Trello ou Slack sem autorização prévia do departamento de TI;
- Armazenamento em nuvem: muitos funcionários normalizam o uso de serviços de armazenamento em nuvem pessoais, como Dropbox ou Google Drive para armazenar arquivos profissionais;
- Softwares de comunicação: aplicativos de mensagem e videoconferência, como WhatsApp ou Zoom podem ser utilizados sem a aprovação da empresa;
- Soluções de CRM: é possível que equipes de vendas e marketing utilizem sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente não adotados pela organização;
- Hardware não aprovado: hardware como servidores e dispositivos de armazenamento podem ser utilizados por funcionários sem o conhecimento da equipe de TI;
- Sistemas de automação: muitas vezes quando empresas utilizam plataformas low-code, problemas como licenças muito caras e limites de robôs e paralelismo são frequentes. Com isso, muitos desenvolvedores acabam utilizando suas próprias automação em código com sistemas e frameworks que não fazem parte da política da empresa;
- Soluções de backup: cópias de segurança, em soluções de backup pessoais, contendo dados empresariais importantes podem ser realizadas por funcionários sem garantir a conformidade com as políticas de segurança da empresa;
- Redes e conexões: conectar-se a redes de Wi-FI não autorizadas pode representar riscos de segurança.
Saiba mais: O que é software de RPA e quais são os melhores?
Quais são os riscos da shadow IT?
Shadow IT pode representar diversos riscos para a sua empresa. Confira os principais:
Segurança dos dados
Ao falarmos de shadow IT, sem dúvidas, a segurança dos dados empresariais é uma das maiores preocupações. Uma vez que as tecnologias e soluções implementadas pelos funcionários sem a autorização da empresa podem resultar em riscos e vulnerabilidades significativas para os dados da organização.
Isso porque muitas vezes as soluções de shadow IT não seguem os padrões e políticas de segurança estabelecidos pela empresa, o que resulta em dados mal protegidos e expostos.
Além disso, muitas aplicações podem conter vulnerabilidades que podem apresentar riscos a dados sensíveis, uma vez que essas fragilidades operacionais não foram identificadas e mitigadas pelo time de TI da empresa como é feito com aplicações oficiais.
Controle e visibilidade
Por não serem reconhecidas pela gestão de TI da empresa, as aplicações de shadow IT tornam-se invisíveis para os sistemas de monitoramento e controle da organização.
Essa invisibilidade limita a capacidade da organização de identificar e responder ameaças que essas ferramentas podem trazer para o ambiente empresarial. Além disso, a falta de visibilidade sobre as aplicações utilizadas no dia a dia dos funcionários pode dificultar a integração e colaboração entre diferentes departamentos e softwares.
Gestão de custos
A shadow IT pode afetar diretamente a gestão de custos de uma empresa já que com funcionários utilizando softwares não aprovados, a chance de despesas ocultas surgirem é grande.
Isso porque com o aumento do uso de soluções shadow IT na empresa, custos não esperados, como licenciamento, manutenção e suporte podem ser introduzidos por diferentes departamentos.
Como identificar a shadow IT?
Para identificar a shadow IT nas empresas é necessário utilizar algumas estratégias capazes de guiar esse processo. Confira, abaixo, algumas opções:
- Monitoramento de redes e sistemas: analisar o tráfego e identificar padrões de atividades suspeitas de aplicativos não autorizados com o uso de ferramentas de monitoramento de rede;
- Sistemas de orquestração: é importante contar com softwares de orquestração de automações em diferentes ambientes, seja em nuvem, desktop, containers ou aplicações web. Isso facilita a governança de automação e gestão de repositório e usuários;
- Análise de logs: revisar os logs e registros dos aplicativos regularmente para identificar atividades que indiquem o uso de aplicativos de shadow IT;
- Feedback de funcionários: proporcionar um canal no qual funcionários podem reportar uso de aplicativos não autorizados e compartilhar suas necessidades e preocupações relacionadas a área de TI;
- Inventário de TI: possuir um inventário atualizado de softwares, hardware e serviços em uso para identificar tecnologias que foram implementadas sem aprovação.
Ao adotar essas medidas, empresas podem identificar com facilidade a shadow IT. Com isso, é possível entender os riscos e avaliar medidas para gerenciar e resolver os problemas ocasionados.
Por fim, para conseguir manter um ambiente de TI seguro e alinhado é necessário manter a colaboração e o monitoramento contínuo das demais áreas da empresa.
Como resolver a shadow IT na sua empresa?
Sabendo que a shadow IT pode trazer diversos riscos para sua empresa, é necessário entender como essa prática pode ser resolvida de maneira eficiente.
Esse processo requer uma combinação de ferramentas tecnológicas, comunicação eficaz e processos organizacionais. Veja algumas etapas e práticas para auxiliar na abordagem da shadow IT:
Educação e conscientização
Um ponto importante para lidar com a shadow IT é incentivar os funcionários a usarem a tecnologia de acordo com as diretrizes e políticas de segurança da empresa. Para isso, é necessário realizar um processo de conscientização incentivando o uso correto da tecnologia.
Além disso, deixe claro para os funcionários os riscos associados ao uso da shadow IT e apresente as melhores práticas para selecionar e utilizar tecnologia no ambiente empresarial.
Políticas de aprovação
As políticas de aprovação são extremamente importantes dentro de uma empresa. Uma vez que são essas diretrizes as responsáveis por avaliar, aprovar e gerenciar a implementação e uso de aplicativos, serviços e soluções. As políticas visam garantir o alinhamento entre as tecnologias adotadas e os objetivos da organização.
Muitas vezes, a shadow IT se dá pela falta de políticas dentro de uma empresa ou ainda quando essas regras não são bem definidas e comunicadas para os funcionários. Então, para combater a shadow IT é necessário que toda a equipe conheça os processos empresariais e boas práticas de orquestração relacionados à tecnologia.
Governança
Para combater a shadow IT é fundamental estruturar a governança de TI da empresa. Dessa forma, a tomada de decisões relacionadas a tecnologia conseguem ser estabelecidas garantindo conformidade e transparência.
Uma vez que a governança em TI garante o alinhamento da TI com os objetivos e estratégias empresariais. Assim, essa área desempenha um papel crucial na prevenção, identificação e gestão da shadow IT.
Monitoramento e manutenção
Para controlar a shadow IT dentro das organizações é fundamental investir no monitoramento e manutenção para conseguir, por meio de uma abordagem proativa, identificar, avaliar e gerenciar o uso das tecnologias não autorizadas.
Para isso, é possível utilizar-se de ferramentas de monitoramento de rede analisando o tráfego e identificando atividades suspeitas. Também é necessário realizar auditorias de TI para avaliar a conformidade, identificar áreas de risco e validar se as políticas e diretrizes estão sendo seguidas.
Análise de tendências
Por fim, analisar as tendências e uma abordagem estratégica quando aplicada ao combate da shadow IT. Isso porque auxilia na identificação de tecnologias, aplicativos e serviços que estão se tornando populares entre os funcionários.
Com isso, a empresa pode adotar tecnologias novas que atendam as necessidades dos times e também as estratégias de negócio. Essa é uma oportunidade de entender a preferência dos usuários, suas necessidades e comportamentos, o que colabora com um alinhamento eficiente entre as soluções de TI e as expectativas dos funcionários.
Além disso, apostar na análise de tendências pode oferecer oportunidades de inovação e melhoria para a empresa. Uma vez que tende a estar sempre atualizada com as novidades e lançamentos do mercado.
Quer evitar a shadow IT nas suas automações?
Esperamos que este conteúdo tenha esclarecido suas principais dúvidas sobre shadow IT. Lembre-se de que identificar e resolver a shadow IT na sua empresa é importante para evitar problemas com segurança de dados e gestão de custos.
Como falamos no artigo, muitas empresas enfrentam problemas com a shadow IT por utilizarem plataformas de RPA low-code que costumam ser muito limitadas ou até por não terem uma operação de automação.
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Entretanto, a shadow IT é evitada uma vez que essas automações são centralizadas no orquestrador. Elas podem ser criadas e visualizadas por outros departamentos e pela gestão de TI de acordo com regras estabelecidas para cada repositório ou grupo de usuários.
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