Fundamental para o sucesso organizacional e a gestão eficaz de recursos, o FTE (full-time equivalent) serve como um indicador de recursos humanos capaz de otimizar os custos e distribuição de funcionários em uma empresa.
Além disso, o FTE é uma das ferramentas utilizadas para avaliar oportunidades de automação no contexto empresarial. Isso porque calcular essa métrica apresenta quanto de trabalho humano pode ser economizado com a automação de tarefas repetitivas.
Então, neste artigo vamos entender o que é FTE, qual a sua importância, aplicação e como realizar o cálculo. Continue a leitura!
O que é FTE (full-time equivalent)?
FTE (full-time equivalent) é um indicador utilizado em contextos empresariais para representar a carga de trabalho de um funcionário em tempo integral. Ou seja, é a unidade de medida utilizada para expressar a quantidade de trabalho realizado por um funcionário em relação ao seu tempo de trabalho.
No contexto de Robotic Process Automation (RPA), a métrica FTE avalia a produtividade, comparando o número de itens que um robô pode processar com o número de itens que um humano pode processar no mesmo período de tempo.
Frequentemente utilizado no setor de recursos humanos, back-office, centros CoE RPA, gestão de projetos e planejamento financeiro para comparar a carga de trabalho entre colaboradores de acordo com o regime de tempo de execução das atividades em um dia.
Realizar esse cálculo mostra como o tempo dos funcionários são aproveitados no trabalho. Muito útil para gestão de funcionários, planejamento de equipes, alocação de recursos e análises financeiras, o FTE permite uma comparação eficaz da carga de trabalho e entrega dos funcionários.
Qual a importância do FTE?
Como vimos, a FTE é importante no contexto empresarial para as áreas que lidam com automação e gestão de recursos humanos, uma vez que avalia o tempo e eficiência de processos em relação à disponibilidade de funcionários. Dentro do contexto empresarial é possível utilizar o full-time equivalent para várias tarefas, como:
- Planejamento orçamentário – com o FTE e possivel estimar os custos associados a forca de trabalho, o que facilita o planejamento do orçamento e alocação de recursos financeiros;
- Gestão de recursos humanos – o cálculo é realizado para entender e planejar a força de trabalho da empresa, auxiliando na determinação de número de funcionários para atender as demandas de trabalho;
- Avaliação de desempenho – também serve para avaliar o desempenho dos integrantes de uma equipe em relação aos objetivos da companhia, mostra quais times estão operando dentro do planejado;
- Automação do processo de trabalho – FTE pode ser utilizado para avaliar o tempo economizado em processos e tarefas manuais se houver uma estratégia de automação inteligente, como combinando RPA e IA;
- Gestão de projetos – ao planejar novos projetos em uma empresa, o cálculo de FTE auxilia na gestão e recursos humanos e prazos necessários para o projeto;
- Estratégias de contratação – o FTE mostra se é necessário contratar mais funcionários, reduzir a equipe ou ajudar a jornada de trabalho.
Saiba mais: O que é software de automação e quais os benefícios?
Como calcular o FTE?
Para calcular o FTE é necessário ter as horas de trabalho dos funcionários e dividir pelo limite de horas trabalhadas em uma jornada de tempo integral ou em uma jornada de meio período. A fórmula fica assim:
FTE = Horas de trabalho de um colaborador / Limite de jornada em tempo integral (ou meio período)
Para a jornada de tempo integral consideramos o total de 40h semanais. Confira exemplo de cálculo abaixo:
- Funcionário X trabalha 30h por semana em uma jornada integral de 40h. FTE = 30 / 40, resultando em 0,75 ou 75% do full-time equivalent;
Quando um colaborador trabalha em meio período, o limite de jornada é alterado para 20 horas semanais. Nesse caso, confira o exemplo abaixo:
- Funcionário Y trabalha 20h por semana em uma jornada de meio período de 20h. Então, FTE = 20 / 20. Ou seja, o resultado é 1 ou 100% do full-time equivalent para a jornada de meio período.
Além disso, para saber o real FTE de cada funcionário é necessário descontar pausas para almoço, cafés e interação com colegas. Por isso, estima-se uma perda de 15% no FTE do empregado.
Ou seja, no nosso primeiro exemplo, o full-time equivalent do funcionário cairia de 75% para 60%, o que representa uma entrega de apenas 60% da carga de trabalho estimada para aquele período.
Aplicação do FTE nas empresas
Aplicar o FTE nas empresas envolve diversas áreas, sendo extremamente útil para a gestão eficiente de recursos humanos na realização de orçamentos, planejamento de licenças e recursos de automação, e análise de desempenho.
O FTE pode ser aplicado para planejar o número de funcionários necessários para atender as demandas da empresa – ou o volume de automações necessárias para apoiá-los. Além disso, pode ser utilizado para prever os custos e retorno de novas contratações e novas licenças de automação, por exemplo.
Também é possível, por meio do resultado do FTE, compreender diferentes necessidades de funções, possibilitando a alocação de tarefas e realocação de pessoas para áreas com maior demanda estratégica ou de automação, por exemplo.
O cálculo também pode ser utilizado para otimizar tempo e recursos ao optar por investir na automação de processos robóticos (RPA). Com base nos cálculos de FTE do seu negócio, é possível entender a equivalência do trabalho que robôs de software conseguem realizar em comparação com um funcionário em tempo integral.
Assim, introduzir o RPA nos processos de negócio pode reduzir a necessidade de mão de obra humana para tarefas repetitivas e rotineiras. Dessa forma, os funcionários podem ser liberados para se concentrarem em tarefas mais estratégicas e complexas.
Saiba mais: O que é hiperautomação e quais os benefícios para operações complexas?
A importância do FTE em Robotic Process Automation
No contexto de RPA (Automação Robótica de Processos), o FTE (Full-Time Equivalent) é um componente essencial para mensurar a eficácia de automações, economias e ROI. Veja em mais detalhes a seguir.
Cálculo de FTE por automação
O FTE é usado para medir a produtividade comparando a quantidade de itens que um robô pode processar com a quantidade que um humano pode processar no mesmo período. Você pode calcular o FTE por automação de duas maneiras distintas:
- FTE = Itens ou tarefas produzidos pelo Bot em um mês / Itens produzidos por um humano em um mês.
- Tempo humano por tarefa x Itens processados pelo bot / Trabalho humano em tempo integral por mês
Economias totais e ROI
O FTE também é utilizado para calcular as economias totais geradas por RPA, considerando o custo humano por item e o tempo gasto por um humano para produzir cada item. O ROI é calculado com base nas economias geradas pela automação em comparação com o custo de implementação e manutenção da solução RPA.
Relatórios de FTE
Em operações já consolidadas de RPA, é importante contar com relatórios de FTE, que fornecem uma visão clara da eficiência da automação, mostrando quantos equivalentes de tempo integral de trabalho humano estão sendo economizados pela utilização do bot.
Orquestradores de RPA costumam contar com dashboards automatizados para monitoramento de FTE e métricas-chaves para gestão tática e estratégica da operação de automação.
Essas métricas são cruciais para avaliar o sucesso das iniciativas de RPA e justificar o investimento na tecnologia, tanto do ponto de vista da eficiência operacional quanto do retorno financeiro.
Pronto para usar o FTE a favor do seu negócio?
Uma forma de otimizar as automações e força de trabalho da sua empresa ou departamento é com a contratação de um orquestrador ou software RPA, uma vez que com ele é possível gerir o FTE de áreas específicas do negócio e processos automatizados relacionados.
Por meio da orquestração, a gestão assertiva de automações e equipes de RPA é muito mais efetiva, permitindo que funcionários possam ser realocados para desempenhar funções mais urgentes dentro da empresa.
Para orquestrar suas automações e ter uma visão completa de FTE e ROI do RPA, contar com uma plataforma de RPA open source ou high-code baseada em Python RPA, como a BotCity, pode ser uma ótima opção. Isso porque oferecem modelos de licenciamento flexíveis, que se ajustam de acordo com a escala de uso, resultando em economias de até 80% em relação a ferramentas low-code.
O modelo de contratação da BotCity, por exemplo, é baseado na capacidade de runners – sem custo unitário por robô ou por licença, como a maioria das ferramentas do mercado. Com o desenvolvimento de automações 100% em código, como em Python, é possível contar com automações cada vez mais rápidas. Esse processo, em última instância, gera um aumento significativo em savings de FTE.
Além disso, a BotCity conta com o Botcity Insights, um painel de relatórios que aborda o FTE em relação a automações, economias de custos e ROI. Então, se está pronto para automatizar os processos de negócio, agende uma reunião com um dos nossos especialistas agora mesmo!
