Tecnologias de hiperautomação estão transformando rapidamente as operações empresariais, e um bom mapeamento de processos tem se mostrado essencial para incorporá-las, aumentando a eficiência operacional e a competitividade no mercado. Contudo, mais do que adotar ferramentas, é preciso repensar processos e formas de trabalho.
Por isso, antes de dar início a qualquer projeto de automação, é necessário começar pelo mapeamento de processos e pela compreensão clara sobre o modo como a empresa opera.
Mapear e avaliar os fluxos de trabalho ajuda a entender as necessidades de automação de cada área – seja ela técnica ou área de negócios – quais são as tarefas e processos passíveis de automação e como fazer isso.
Os mapas de processos trazem ganhos de desempenho, eficiência e escalabilidade na adoção de ferramentas tecnológicas e frameworks de RPA e BPM, por exemplo.
Eles ajudam a compreender toda a cadeia de valor e avaliar desde os processos considerados estratégicos para o negócio, até processos manuais corriqueiros que podem ser aprimorados e automatizados.
Entenda, neste artigo, o que é o mapeamento de processos e como ele pode ajudar não só a aumentar a produtividade de áreas técnicas, mas também apoiar áreas de negócio para escalar o ROI em RPA nos projetos de automação.
Saiba mais: Process Mining: conceito, benefícios e como aliar ao RPA
O que é mapeamento de processos?
Mapeamento de processos é um método de análise de negócios que documenta como um ou mais processos empresariais funcionam. Ele é usado para entender como tal processo é executado atualmente, identificando tarefas, entradas, saídas e fluxos de trabalho do processo.
Em suma, o mapeamento de processos ajuda a:
- Entender como um processo funciona, levantando as atividades que o compõem e como elas se relacionam;
- Identificar oportunidades de melhoria, apresentando as atividades que podem ser automatizadas, simplificadas ou eliminadas;
- Comunicar processos, para colaboradores, clientes e outras partes interessadas.
Tipos de mapeamento de processos
Existem diferentes tipos de mapeamento de processos, cada um com seus próprios objetivos e benefícios. Confira alguns dos mais comuns a seguir:
Fluxograma
Os fluxogramas de processos são uma representação gráfica de um processo. Eles são uma ferramenta simples e fácil de entender, que pode ser usada para comunicar como um processo funciona.
São úteis para propósitos como:
- Melhoria de processos: ajudam a identificar oportunidades de otimização de processos, como redução de custos, aumento da eficiência ou melhoria da qualidade;
- Comunicação de processos: podem ser interessantes para treinar novos funcionários ou para documentar processos para fins de auditoria;
- Análise de processos: podem ser usados para analisar um processo e entender como ele funciona. Isso pode ser propício para identificar problemas ou oportunidades de melhoria.
Fluxograma horizontal
Um fluxograma horizontal é um tipo de fluxograma que representa um processo de cima para baixo. As atividades do processo são representadas em linhas horizontais, e as relações entre as atividades, por símbolos.
Trata-se de uma boa opção para processos que são executados em uma sequência linear, sendo fáceis de entender e comunicar.
Mapofluxograma
Um mapofluxograma é um tipo de fluxograma que combina elementos de um fluxograma com elementos de um mapa. As atividades do processo são representadas em linhas, e as relações entre as atividades, por símbolos. Já as entradas e saídas do processo são indicadas por círculos.
Os mapofluxogramas são uma alternativa indicada para processos que têm um componente geográfico. Eles podem ser usados para visualizar como um processo se move por um espaço físico.
SIPOC
SIPOC é um acrônimo para Suppliers (fornecedores), Inputs (entradas), Process (processo), Outputs (saídas) e Customers (clientes). É uma ferramenta de mapeamento de processos que pode ser usada para entender os limites de um processo e as relações entre as partes interessadas.
Saiba mais: Arquitetura de automação RPA: explorando as entidades.
Unified Modeling Language (UML)
UML é uma linguagem de modelagem de sistemas orientada a objetos. Trata-se de uma linguagem visual que usa símbolos e conectores para representar os elementos de um sistema.
No contexto de mapeamento de processos, ela pode ser empregada para modelar os processos de negócios que são executados por um sistema.
Business Process Model and Notation (BP
MN)
BPMN é uma notação padrão para a modelagem de processos de negócios. É uma linguagem visual que usa símbolos e conectores para representar os elementos de um processo.
Esta é uma ferramenta poderosa, usada para documentação, comunicação e análise de processos.
A escolha do tipo de mapeamento de processos certo depende dos objetivos do mapeamento. Por exemplo, se o objetivo é documentar um processo de forma simples para acesso do time e visão gerencial de negócios, um fluxograma pode ser uma boa opção.
Se a finalidade é identificar oportunidades de melhoria de processos e automação, um SIPOC pode ser uma escolha adequada. Já se a ideia é comunicar como um processo deve ser executado, BPMN e UML podem ser a melhor alternativa.
É claro, a nível operacional, quanto mais específica for a aplicação do mapeamento de processos, mais granular ele deve ser para considerar todas as etapas e requisitos de processos. É por isso que, além do mapeamento de processos a nível gerencial, muitas empresas optam por ferramentas de BPM ou orquestração para complementá-lo.
Saiba mais: Software RPA: tipos, funcionalidades e quais os melhores
Modelagem de processos para RPA e BPMN
A modelagem de processos é basicamente um desdobramento detalhado do mapeamento de processos, com a documentação completa dos processos, áreas e responsáveis envolvidos, ciclo de vida das tarefas, ferramentas e dependências, por exemplo. Essa modelagem pode ser organizada em ferramentas próprias, modelos, templates ou mapas.
Para projetos de automação com RPA e BPM, é fundamental ter uma modelagem detalhada dos processos e tarefas a serem automatizados. Nestes casos, é possível dividir a modelagem de processos em três componentes principais:
1. Definição do escopo: o primeiro passo é definir o escopo do mapeamento de processos. Isso inclui identificar os limites do processo a ser mapeado, bem como os stakeholders que estarão envolvidos.
Em linhas gerais, vale a pena mapear processos envolvendo os seguintes tipos de tarefa para automação:
- Tarefas baseadas em regras com poucas exceções;
- Tarefas intensivas que exigem mais de uma hora para serem concluídas;
- Tarefas com dados estruturados, envolvendo entradas e saídas de dados claramente definidos.
2. Coleta de dados: o próximo passo é coletar dados sobre o processo atual, o que pode ser feito por meio de entrevistas com usuários de negócios, análise em ferramentas de orquestração de TI.
3. Diagramação: o processo é, então, diagramado para representar visualmente as informações coletadas. Isso pode ser feito manualmente ou com apoio de ferramentas de BPM e RPA.
Neste sentido, se você está no caminho de identificar as atividades do seu negócio que podem ser automatizadas por meio de RPA, saiba que a notação BPMN pode ser empregada para modelar diferentes aspectos de um projeto de Robot Process Automation.
Principais elementos BPMN para mapeamento de processos RPA
A notação BPMN apresenta um conjunto completo de elementos voltados à modelagem de orquestração de processos. Entre eles, há um subsetor que pode ser empregado para modelar fluxos com as sequências de ações em nível operacional. São neles em que as soluções de RPA atuam.
Confira, a seguir, um subconjunto dos principais elementos BPMN que podem ser úteis na modelagem de processos focada na robotização.
- Evento de início: é recomendado que os diagramas BPMN sinalizem o início do processo por meio de um evento de início. Ele pode ser simples, por timer (para processos agendados, com execução recorrente) ou por mensagem (processos acionados por uma chamada de serviço).
- Evento de fim: é utilizado para indicar o término da execução do processo. Costuma-se usar o evento de fim simples.
- Fluxo de sequência: indica a sequência de passos do processo.
- Tarefas: representam cada passo da operação. Se uma tarefa é repetida várias vezes, pode ser utilizado o símbolo de repetição por loop.
- Subprocesso: trata-se da decomposição de um processo de negócio por afinidade, objetivo ou resultado. É indicado para representar um conjunto de atividades que se repetem.
- Gateway: o gateway exclusivo é o único gateway BPMN aplicável em RPA. Pode ser usado para determinar sequências de passos diferentes, conforme informações processadas em etapas anteriores.
- Evento de borda: o evento de borda de erro (sinaliza os passos que devem ser seguidos em caso de falhas) e a previsão de timeout (que direciona também a uma sequência de ações diferente da planejada) são os eventos de borda que podem ser aplicados na modelagem de processos RPA.
- Anotações: podem ser empregadas para facilitar a compreensão sobre os passos do processo.
Lembre-se de que, para realizar a modelagem de processos para RPA, é importante considerar os seguintes fatores:
- As atividades elegíveis para automação: quais atividades do processo são elegíveis para automação por RPA?
- A tecnologia RPA: quais frameworks RPA são adequadas para o processo? Uma abordagem low-code para usuários de negócio ou high-code para usuários técnicos?
Saiba mais: Python RPA vs. Low-code
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