Uma pesquisa realizada pela McKinsey & Company mostrou que o principal motivo pelo qual as empresas buscam automatizar as tarefas é a preocupação em melhorar a eficácia dos processos de negócios.
Ou seja, ao optar pelo processo de automação contábil, por exemplo, as empresas conseguem revolucionar o modo como as tarefas são executadas no setor financeiro e garantir redução de custos e aumento na precisão dos dados, além da melhoria na eficácia operacional.
Sendo assim, empresas que adotam essa tecnologia conseguem se manter competitivas no mercado, isso porque o processo de automação auxilia o negócio a acompanhar de perto o desempenho financeiro e a tomada de decisões baseadas em dados reais.
Então, se deseja descobrir mais sobre a automação contábil, seus benefícios, quais processos podem ser automatizados e como implementar em sua organização, é só seguir a leitura do artigo!
O que é automação contábil?
Automação contábil refere-se ao uso de tecnologias, como softwares especializados e RPA para executar as tarefas contábeis repetitivas e rotineiras de uma empresa de forma automática.
Esse processo pode incluir diversas atividades, como emissão de notas fiscais, conciliação bancária, geração de relatórios financeiros e apuração de impostos, por exemplo, reduzindo a intervenção humana nos processos operacionais.
Assim, a automação contábil tem como objetivo diminuir a necessidade de interações humanas nos processos repetitivos, o que libera os profissionais para se concentrarem em estratégias mais complexas e de maior valor agregado para o negócio, como análise de dados financeiros e planejamento estratégico.
Além disso, ao automatizar as tarefas contábeis da empresa é possível verificar uma redução no tempo de realização dos processos e também uma diminuição nas inconsistências encontradas.
Para automatizar o setor contábil de uma empresa é possível combinar o uso de sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning), softwares de gestão contábil e soluções de RPA (Robotic Process Automation) que podem ser integrados para otimizar os processos contábeis repetitivos.
Saiba mais: RPA para finanças e contabilidade: vantagens e casos de uso
Quais são os benefícios da automação contábil?
Como vimos, o processo de automação contábil pode trazer diversas vantagens para sua empresa. Confira, a seguir, as principais:
Diminuição de erros
Com a automação contábil, a realização das tarefas repetitivas passa a ser realizada pelos softwares implementados. Com isso, existe uma diminuição significativa nos erros humanos, como digitação incorreta de dados ou falhas no cálculo de impostos, por exemplo.
Esses erros podem gerar multas ou penalidades por não conformidade fiscal para as empresas. Sendo assim, ao automatizar esses processos, é possível notar uma economia tanto no tempo quanto nos recursos que seriam destinados a correção dessas inconsistências.
Dessa forma, a automação auxilia as empresas a cumprirem prazos fiscais e evitarem multas por atraso no envio das suas obrigações. Além disso, garante que os cálculos de impostos estejam corretos e previne gastos relacionados à fiscalização.
Saiba mais: ROI em RPA: como calcular e boas práticas
Redução de custos
Outra grande vantagem da automação contábil é a redução de custos que se dá por meio da otimização das tarefas, já que ao implementar esse tipo de automação é possível notar maior economia de tempo e aumento de produtividade.
Isso ocorre porque a automação contábil acelera as tarefas rotineiras, como emissão de notas fiscais e conciliação bancária, por exemplo. Assim, a automação gera economia de horas de trabalho, permitindo que o time de contabilidade foque em atividades de maior importância para a empresa.
Isto é, o tempo economizado pelos profissionais gera uma redução significativa nos custos operacionais, já que menos recursos humanos são necessários para realizar as tarefas que agora estão automatizadas.
Melhora da visão estratégica
A automação contábil também auxilia as empresas a melhorarem a sua visão estratégica por meio da geração de relatórios com dados financeiros precisos e em tempo real.
Com o uso de softwares de automação, é possível emitir facilmente os principais tipos de relatórios financeiros de uma empresa, como demonstração de resultado do exercício (DRE), demonstrativo de fluxo de caixa (DFC), relatório de contas a pagar e a receber e balanço patrimonial.
Os dados contidos nesses documentos são importantes para garantir uma boa gestão financeira do negócio, já que auxiliam no processo de ajuste de metas, na identificação de oportunidades de crescimento e na tomada de decisões estratégicas. Ou seja, são importantes para garantir um crescimento saudável e alinhado com os objetivos empresariais.
Saiba mais: Automação empresarial: tipos, vantagens e como automatizar
Quais processos podem ser automatizados?
Sabemos que a automação contábil pode gerar benefícios para as empresas por meio da automação de diversos processos repetitivos e baseados em regras. Confira, a seguir, as principais rotinas contábeis que podem ser automatizadas:
Emissão e processamento de notas fiscais
A automação contábil permite a geração, envio e armazenamento de notas fiscais eletrônicas (NF-e). Esse processo pode ser realizado ao integrar os sistemas de gestão contábil diretamente com os portais da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), o que elimina a necessidade de entrada manual dos dados para gerenciamento das notas fiscais.
Ou seja, com o software de automação é possível automatizar desde a geração de notas até o envio automático para os órgãos fiscais, o que diminui os erros do preenchimento manual e garante conformidade com as regulamentações fiscais.
Além disso, também é possível gerenciar o armazenamento desses documentos, já que ao ser emitida é armazenada em um banco de dados de forma segura. Todo esse processo facilita a recuperação das notas fiscais para processos de auditoria ou verificações.
Por fim, após o envio das notas fiscais, é possível que as informações contidas sejam sincronizadas com os demais registros contábeis da empresa, garantindo que os relatórios estejam sempre atualizados.
Conciliação bancária
O processo de conciliação bancária pode se tornar mais ágil por meio da automação contábil. Para isso, os robôs de RPA são programados para acessar os extratos bancários e realizar o cruzamento desses dados com os registros internos da empresa (entradas e saídas financeiras).
Com isso, é possível verificar as inconsistências como valores não registrados ou divergências entre saldo bancário e os registros financeiros.
Ademais, a automação também pode gerar relatórios para facilitar o processo de análise das discrepâncias e solicitar correções manuais, quando necessário.
Assim, o time de contabilidade pode se concentrar em investigar essas diferenças, economizando o tempo dedicado para encontrar os erros de forma manual.
Gestão da folha de pagamento
A automação contábil também pode tornar o processo de gestão de folha de pagamento mais eficiente, já que o cálculo dos salários, descontos, benefícios e impostos pode ser feito automaticamente a partir de dados previamente inseridos no sistema.
Para isso, os robôs de RPA e softwares de gestão de recursos humanos podem ser configurados para coletar informações, como horas trabalhadas, licenças e bônus dos funcionários. Feito isso, o sistema pode consolidar os dados para geração da folha de pagamento sem necessidade de intervenções manuais.
Além disso, a automação integra diretamente os sistemas bancários e contábeis, o que permite a realização do lançamento automático dos valores nos relatórios de contabilidade da empresa, como DRE e fluxo de caixa.
Saiba mais: Automação bancária: quais serviços podem ser automatizados?
Apuração de impostos
A automação contábil consegue otimizar o processo de apuração de impostos a partir da integração de sistemas que coletam e processam os dados fiscais diretamente dos documentos financeiros da empresa.
Assim, impostos como ICMS, ISS, COFINS e PIS são calculados de forma automática com base nas alíquotas e legislações vigentes, evitando a necessidade de entradas de valores manuais.
Ou seja, com a automação, é possível garantir que os tributos sejam apurados com precisão, eliminando os riscos de inadimplência.
Relatórios financeiros
Com a integração de sistemas de gestão que coletam dados de diferentes fontes, a automação contábil pode gerar relatórios precisos, como balanço patrimonial, fluxo de caixa, demonstrativo de fluxo de caixa (DFC) e relatório de contas a pagar e a receber, por exemplo.
Esses relatórios podem ser configurados para serem gerados periodicamente ou sob demanda e seu envio pode ser feito de forma automática aos gestores e demais partes interessadas. Com isso, o processo de análise financeira e de tomada de decisões é otimizado no ambiente empresarial.
Como implementar a automação contábil?
Agora que já vimos o que é automação contábil e quais os principais processos que podem ser automatizados, vamos conferir como implementar essa estratégia em sua empresa. Veja o passo a passo simplificado:
1. Mapeie os processos contábeis manuais
O primeiro passo para implementar a automação contábil é fazer uma análise detalhada dos processos da área de contabilidade existentes e que são realizados de forma manual.
Portanto, identifique quais processos são repetitivos, quais demandam muito tempo para serem realizados e ainda aqueles mais suscetíveis a erros humanos. A partir disso, é possível visualizar quais atividades são mais adequadas para automação.
Saiba mais: O que é mapeamento de processos e como fazer para RPA?
2. Escolha os softwares adequados
Depois de mapear os processos manuais, é importante partir para a seleção das ferramentas de automação capazes de atender as necessidades da sua empresa.
Neste momento, considere os ERPs, os sistemas de gestão contábil e softwares de RPA, como a da BotCity, por exemplo, onde você pode desenvolver a automação e gerenciá-la, trazendo governança para os processos a serem executados.
Lembre-se de que combinar o uso dessas tecnologias é uma ótima maneira de construir um sistema de automação contábil robusto e completo para sua empresa.
3. Digitalize os dados contábeis
Feito isso, é necessário digitalizar os dados, ou seja, migrar os registros manuais e planilhas para o sistema digital.
Considere a tecnologia escolhida na etapa anterior e busque os tipos de arquivos que são aceitos por ela.
4. Integre os sistemas existentes
Se a sua empresa já faz uso de sistemas, como CRMs, plataformas fiscais e ERPs, é fundamental integrar essas soluções.
Esse processo garante que os dados fluam automaticamente entre os departamentos e sistemas utilizados, o que reduz a necessidade de realizar configurações manuais.
5. Implemente a automação dos processos
Com todas as etapas anteriores bem estruturadas e aplicadas, é possível implementar a automação dos processos críticos, como emissão de notas fiscais, conciliação bancária e geração de relatórios contábeis.
Após a implementação você pode notar que automação reduz o tempo gasto em todas essas tarefas e minimiza os erros humanos.
6. Treine a equipe e otimize o processo
Ao integrar um novo sistema, é necessário treinar a equipe para operar e monitorar as automações. Assim, o time estará pronto para identificar e corrigir possíveis falhas nos processos.
Pronto para realizar a automação contábil?
Se a sua empresa está em expansão, optar pela automação contábil pode ser o melhor caminho para otimizar os processos e reduzir os custos.
Para ter sucesso nessa jornada, é importante escolher uma ferramenta de automação completa, como o a BotCity, que automatiza tarefas repetitivas por meio da criação de robôs que interagem com sistemas digitais.
A empresa conta com um orquestrador robusto e disponibiliza várias formas de desenvolver as automações, como a abordagem baseada em visão computacional, que permite que os robôs leiam e interajam com elementos visuais de interfaces gráficas, replicando o comportamento humano nos processos contábeis mais complexos.
Então, se a sua empresa deseja aproveitar os benefícios da automação contábil, que tal conhecer a BotCity? Fale com um dos nossos especialistas agora mesmo e prepare-se para ter acesso a uma plataforma flexível!
