De acordo com uma pesquisa realizada pela McKinsey & Company cerca de 70% das organizações entrevistadas já utilizam algum tipo de tecnologia de automação empresarial em um ou mais setores ou funções.
O estudo ainda mostra que cerca de dois terços dos negócios experimentaram automação de processos e relataram melhoras significativas no controle de qualidade, além de redução de custos.
Então, se você está buscando entender os diferentes níveis de automação empresarial, suas principais vantagens e como colocar em prática na sua empresa, é só seguir a leitura do artigo!
O que é automação empresarial?
Automação empresarial visa substituir tarefas manuais por processos automatizados, utilizando recursos computacionais para otimizar a eficiência e os lucros das empresas.
Ou seja, a automação empresarial nada mais é do que utilizar-se de tecnologias e softwares capazes de simplificar os processos habituais e até mesmo os mais complexos de uma empresa.
Com isso, consegue diminuir ou até eliminar atividades manuais repetitivas e demoradas, como preenchimento de formulários, entradas de dados diversos e processamento de documentos, por exemplo.
Assim, com a automação dos processos é possível liberar funcionários para realizarem atividades mais complexas e relevantes para o negócio, trazendo melhor aproveitamento da forçade trabalho, maior retorno financeiro para a empresa e minimização de possíveis erros humanos.
Saiba mais: Hiperautomação: vantagens, tecnologias e frameworks
Quais são os tipos de automação empresarial?
Existem diversos tipos de automação empresarial, todos focados em otimizar processos específicos dentro das organizações. Veja, a seguir, alguns dos principais tipos de automação empresarial:
Automação financeira
É possível aplicar a automação nos processos financeiros de uma empresa para gerenciar e executar tarefas relacionadas ao setor. Para isso, tecnologias e softwares específicos para atividades financeiras devem ser implementados a fim de gerar maior eficiência, precisão e agilidade nos processos.
Com a automatização dos processos financeiros é possível, por exemplo, gerar faturas, boletos e recibos e enviá-los para os clientes. A automação também permite a categorização das despesas simplificando o processo de reembolso e relatórios.
Outra grande vantagem da automação financeira para empresas é realizar pagamentos eletrônicos para contas e fornecedores, proporcionando maior segurança e eficiência nas transações.
Ou seja, a automação financeira economiza tempo e reduz de maneira significativa a carga de trabalho manual dos funcionários, que ficam livres para focar em tarefas com maior valor para a organização.
Atendimento ao cliente
Automatizar o atendimento ao cliente tem se tornado cada vez mais popular entre empresas de todos os portes, uma vez que gerenciar as interações e fornecer suporte aos clientes na etapa inicial pode ser feito com sucesso ao utilizar-se tecnologias com chatbots e inteligência artificial (IA), por exemplo.
Os sistemas de chatbots interagem com os clientes em tempo real e são capazes de responder perguntas frequentes, fornecer informações úteis e encaminhar o atendimento para o setor responsável, se for o caso.
A automação de e-mails também tem se popularizado no atendimento ao cliente, e também em processos internos das empresas, com o envio de confirmações e atualizações automáticas direto para a caixa de e-mail.
Sendo assim, a automação do atendimento ao cliente reduz o tempo de resposta e auxilia na eficiência operacional, uma vez que permite que o setor de atendimento se concentre em questões mais urgentes.
Saiba mais: O que é automação de testes e quais as vantagens?
Gestão de contratos
Outro tipo de automação é a de gestão de contratos que nada mais é do que uma aplicação específica que visa otimizar, simplificar e diminuir o número de erros no ciclo de vida dos documentos da organização.
Dessa forma, utilizando a automação e tecnologias como OCR (Optical Character Recognition), os contratos empresariais podem ser centralizados e armazenados de forma segura em um repositório digital, eliminando a necessidade de documentos físicos e facilitando o acesso às informações.
Além disso, a automação permite a criação de fluxos de trabalho padronizados para elaboração, revisão e aprovação de contratos, reduzindo erros e garantindo consistência no processo.
Outro facilitador da automação é a implementação de assinaturas eletrônicas, agilizando o processo de obtenção de aprovações de contratos, por exemplo.
Além disso, a automação de gestão de contratos pode ser integrada com outros sistemas, como ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management), garantindo coesão e consistência nos processos e nas informações.
Saiba mais: RPA e BPM quais as diferenças e como escolher o ideal?
Automação de marketing
Automação de marketing utiliza-se de diferentes ferramentas e softwares para automatizar tarefas e processos relacionados a diversas atividades de marketing realizadas pela empresa. Tem por objetivo aumentar a eficiência e escalabilidade da área e criar um relacionamento com os potenciais clientes.
Ações de marketing como disparo de e-mails, agendamento de posts nas redes sociais, uso de chatbots, nutrição de leads podem ser automatizadas com ferramentas específicas.
Além disso, os softwares utilizados para automação podem fornecer análises e relatórios importantes para analisar o desempenho das campanhas de marketing realizadas.
Automação logística
Por fim, a automação comercial consiste no uso de tecnologias e sistemas para automatizar processos e tarefas da equipe comercial de uma empresa.
Tendo em mente o setor de comércio, a automação pode auxiliar na gestão de estoque para monitorar inventário, registrar entrada e saída de mercadorias e facilitar a reposição. Além disso, no setor comercial, automatizar o ponto de venda (PDV) pode agilizar as transações comerciais como um todo.
Ou seja, a automação visa melhorar a eficiência operacional e proporcionar uma experiência de compra e gestão satisfatórias, o que é essencial para empresas que buscam se manter competitivas no mercado moderno.
Vantagens da automação empresarial
Sabendo o que é automação empresarial e seus tipos, vamos conferir os principais benefícios quando aplicada aos processos empresariais. Veja:
Diminuição de custos
Sem dúvidas, uma das principais vantagens da automação comercial é a redução de custos para a empresa. Isso porque ela auxilia na eficiência operacional eliminando a necessidade de realizar tarefas repetitivas e rotineiras de forma manual, acelerando o processo e permitindo execuções mais eficazes, assim os funcionários podem utilizar seu tempo em tarefas mais lucrativas para a empresa.
Além disso, a automação empresarial evita retrabalhos, já que minimiza os erros humanos, evitando assim despesas relacionadas à correção de falhas. A automação também agiliza o tempo de ciclo dos processos, o que reduz os custos associados a prazos de entrega longos.
Optar por automatizar sua empresa também envolve a redução do uso de materiais e papéis, contribuindo para práticas mais sustentáveis e redução dos custos de compra desses materiais.
Produtividade e eficiência
Outro benefício da automação empresarial é a melhoria na produtividade e eficiência organizacional. Ao integrar softwares de automação, as operações do negócio tendem a se tornarem mais rápidas e eficazes.
A automação facilita a integração de sistemas, elimina a necessidade de transferência manual de dados entre plataformas, o que se torna um dos dos principais fatores responsáveis pelo aumento da eficiência operacional.
Além disso, ao optar pela automação de processos robóticos tarefas repetitivas em sistemas são executadas rapidamente e de forma precisa de acordo com as regras de negócio, o que contribui para o aumento da produtividade.
Redução de erros
Uma das vantagens mais significativas da automação empresarial, a redução de erros acontece ao implementar os processos automatizados, já que assim as empresas conseguem minimizar erros humanos nas tarefas operacionais.
Ferramentas de automação são capazes de executar tarefas com precisão e consistência, garantindo a redução da variabilidade humana. Além disso, a automação inteligente realiza a verificação e validação de dados corrigindo erros antes que causem impacto na empresa.
Automação empresarial com RPA
A automação de processos robóticos (RPA) é uma forma de automação empresarial que utiliza um software de RPA e scripts de automação para realizar tarefas repetitivas, com estruturas baseadas em regras.
Na RPA, robôs de software são configurados para realizar ações humanas e interagir com interfaces de usuário, podendo realizar entradas de dados, preenchimentos de formulários, processamento de transações, extração de informações e comunicação com outros sistemas.
Uma das principais vantagens da RPA é o grande aumento na eficiência operacional da empresa. Isso porque, ao automatizar tarefas repetitivas, erros humanos são reduzidos, a velocidade da execução de processamento aumenta e os trabalhadores podem realizar tarefas mais estratégicas.
Além disso, plataformas de RPA open source ou baseadas em código, como a BotCity, que possuem um orquestrador, contam com recursos avançados de monitoramento, processamento paralelo e geração de relatórios.
Saiba mais: Automação inteligente: por que combinar IA e RPA?
Como automatizar uma empresa?
Para ter sucesso ao automatizar uma empresa é necessário planejamento, pesquisa para escolher a melhor ferramenta de automação e acompanhamento contínuo dos resultados. Confira o passo a passo para automatizar seu negócio:
- Mapeamento: comece avaliando de forma abrangente os processos e rotinas da sua empresa, busque identificar tarefas repetitivas, demoradas ou suscetíveis a erros humanos;
- Definição de objetivos: estabeleça metas para a automação, como diminuição de custos e produtividade. Considere o mapeamento para definir quais áreas da empresa precisam ser automatizadas primeiro e quais ganhos sua empresa pretende ter com isso;
- Seleção das ferramentas de automação: dedique tempo para pesquisar sobre diferentes tecnologias de automação, compare preços, funcionalidades e benefícios. Entenda se o software escolhido é capaz de ajudar a sua empresa a alcançar os objetivos definidos;
- Testes e validação: realize testes para garantir que a automação está funcionando conforme o esperado, contate o suporte do software caso seja necessário corrigir bugs;
- Melhoria contínua: solicite feedbacks da equipe e, sempre que possível, realize os ajustes necessários. Esteja aberto para atualizar as ferramentas conforme o crescimento da empresa.
Saiba mais: Gestão de automação e como gerenciar as tarefas RPA
Pronto para realizar automação empresarial?
Agora que você conferiu o que é automação empresarial e as principais vantagens de utilizar em sua empresa, este é o momento de analisar os processos do seu negócio que podem ser automatizados.
Então, se a sua empresa deseja otimizar as tarefas, reduzir os custos e manter-se competitiva no mercado, que tal conhecer o software de automação da BotCity? Conte com uma plataforma open source totalmente flexível.
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